Info: "Der Speicher wird schneller günstiger als wir uns zumüllen können" sagt der Bernhard Zöller vom Fachverband VOI und deshalb müllen wir uns bzw. unsere Computer auch zu. Dadurch aber entsteht ein riesiges Chaos, das viel Zeit und Geld verschlingt. Ein Daten-Management-System kann damit Schluss machen.

Anmoderation: Rund 350 Aussteller zeigen auf der DMS 2009 ihre Neuheiten und Ideen rund ums Thema Dokumenten-Management-Systeme. „Doku-was?" werden jetzt manche fragen – dabei ist das ein wirklich spannendes Thema, denn da geht es um ein Problem, das jeder kennt, der einen Computer hat. Wir müllen uns nämlich zu, sagt Bernhard Zöller vom Fachverband VOI ...

O-TON Zöller 1: „Wir lachen immer, wenn wir im Fernsehen etwas zu Messis sehen ... die sich ihre Wohnung zustopfen, weil sie nichts wegwerfen können ... da lachen wir alle immer drüber und dann sage ich unseren Kunden immer: Guck mal bei dir auf dein Laufwerk – da sieht’s genauso aus ... niemand weiß, was man wegwerfen darf, also wird einfach alles gesammelt ... Speicher wird schneller preiswerter, als wir uns zumüllen können und deshalb müllen wir uns zu ... die armen, die einen schnellen Zugriff auf eine Akte brauchen, die haben das Nachsehen ..."

Zwischenmoderation: Und dieses Problem kann nicht nur viele Nerven, sondern auch viel Zeit und damit Geld kosten. Ein amerikanischer Fachverband hat nach einer Befragung von mehr als 530 Unternehmen unterschiedlichster Größe und Branchen ausgerechnet, dass Mitarbeiter bis zu 50 Prozent ihrer Zeit mit der Informationssuche verbringen, aber nur 5-15 Prozent mit dem Lesen von Informationen. Und jeder kennt das Spielchen ja von zuhause, wenn man zum Beispiel mal ein bestimmtes Foto auf seinem Computer sucht – da gibt es aber inzwischen schon intelligente Lösungen. Und nichts anderes machen Dokumenten-Management-Systeme auch ...

O-TON Zöller 2: „... Fotos chaotisch im File-System abgelegt ... dafür verwendet man heute Bilddatenbanken ... auf einmal wieder Ordnung ... nach Begriffen suchen, nach Inhalten ... und das machen Unternehmen mit geschäftsrelevanten Dokumenten und Dateien ... wenn die wild in der Gegend rumliegen, habe ich immer noch das Problem, das ich nicht darauf zugreifen kann ... Systeme legen Ordnung auf das Chaos ..."

Abmoderation: Und wenn man sich die amerikanische Studie weiter anschaut, dann wird klar, warum es wichtig ist, Ordnung ins Chaos zu bringen. Denn nach der Studie kostet die Ablage eines Dokuments ein amerikanisches Unternehmen inklusive aller damit verbundenen Kosten 20 Dollar. Das Wiederauffinden eines Dokuments kostet aber 120 Dollar und das Wiederherstellen eines verloren gegangenen Dokuments sogar 220 Dollar.