Info: Beitrag mit O-Tönen (divers kürzbar) über Dokumenten-Management-Systeme, die von großen Unternehmen zahlreich bereits genutzt werden, die aber auch für kleinere mittelständische Unternehmen durchaus interessant und von Vorteil sein können.

Anmoderation: Der Computer ist aus vielen Arbeitsbereichen nicht mehr wegzudenken. E-Mails gehören bei vielen Arbeitnehmern zum alltäglichen Geschäft. Auf der anderen Seite gibt es noch jede Menge Briefe, die täglich verschickt werden. Die müssen z.B. geöffnet, sortiert und an die entsprechenden Mitarbeiter weitergeleitet werden. Und wie ist das dann mit dem Brief, der vor drei Monaten von einem Geschäftspartner kam? Wo war der noch mal? Die Lösung vieler Probleme heißt Dokumenten-Management-System. Und damit beschäftigen sich viel zu wenig Unternehmen, obwohl sie davon unheimlich profitieren könnten, sagen die Experten. Die treffen sich vom 19. – 21. September in Köln auf der DMS Expo...

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Beitragstext: Nach einer Umfrage des Verbands Organisation und Informationssysteme beschäftigen sich nur rund 30 Prozent der deutschen Mittelstands-Unternehmen mit Dokumenten-Management-Systemen. Gerade kleineren Unternehmern sagt dieser Begriff häufig nicht mal etwas, so VOI-Geschäftsführer Henner von der Banck...
O-TON 1: Wissen sie nicht... rechtliche Grundlagen, die eingehalten werden müssen...
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zum Beispiel für das Finanzamt ist das eine – konkrete Vorteile fürs Unternehmen sind das andere. Klaus Gettwart ist geschäftsführender Gesellschafter bei Mail Consult...
O-TON 2: Kleines Unternehmen... alles digital...
Die Möglichkeiten der verschiedenen Dokumenten-Management-Systeme sind sehr unterschiedlich. Zuerst mal können die Unmengen von Papier, die in vielen Unternehmen zusammenkommen, verschwinden. Eingehende Briefe werden gescannt und dann weg damit...
O-TON 3: Papier darf dann weggeworfen werden...
Danach können die Dokumente zum Beispiel von der Software erkannt werden. Automatische Erkennung von Rechnungen, Mahnungen, klassischem Schriftverkehr und so weiter und sofortige Weiterleitung an die jeweils zuständigen Mitarbeiter sind nur einige der Möglichkeiten. Auch eine automatische Rechnungsabwicklung ist kein Problem...
O-TON 4: Standardrechnungen werden automatisiert bearbeitet...
Sollte es Unstimmigkeiten geben, geben die Programme Bescheid und es muss sich noch ein Mitarbeiter darum kümmern, sonst aber kann unnötige Zeit eingespart werden. Das ist für kleinere Unternehmen nicht unbedingt interessant. Für die, so Peter Schmerler vom Verband Organisations- und Informationssysteme, ist vor allem die schnelle Greifbarkeit aller Vorgänge das Argument für ein Dokumentenmanagementsystem.
O-TON 5: Dokumente sind elektronisch vorhanden
Für große Unternehmen wie Banken und Versicherungen ist der Einsatz von Dokumenten-Management-Systeme längst normal – jetzt nimmt die Branche die kleineren Unternehmen ins Auge, für die solche Systeme auch deshalb interessant werden, da sie in den letzten Jahren immer günstiger geworden sind. Branchenexperte Ulrich Kampffmeyer über das mögliche Marktvolumen in Deutschland...
O-TON 6: Ca. eine Millarde Euro...
JS Köln, aus Köln JS