Info: Moderation mit O-Tönen über heutige Dokumenten-Management-Systeme, die auf der DMS 2006 in Köln präsentiert werden. Am Messestand "Das digitale Büro" wird ganz praktisch erklärt, was möglich ist und welche Vorteile sich auch für kleinere Unternehmen durch den Einsatz entsprechender Programme bieten.

Moderation: Da war doch vor ein paar Monaten ein Brief gekommen – der ist auch irgendwo in irgendeinem Ordner abgeheftet worden – nur wo?
Diese Frage taucht jeden Tag zigtausend Mal in Unternehmen auf. Ob kleinere oder größere Firmen – es gibt jede Menge Post und die wird irgendwie irgendwo abgeheftet. Viele große Unternehmen haben damit aber schon längst keine Probleme mehr, obwohl gerade die Berge von Post bekommen. Die Lösung sind Dokumenten-Management-Systeme. Und die werden auch für mittelständische Unternehmen immer interessanter, weil auch immer günstiger. Die Briefe werden ganz einfach geöffnet, gescannt und können dann sogar weggeworfen werden...

O-TON Gettwart 1: Wenn an Archivsystem angeschlossen, dann darf ich Papier wegwerfen...

Zwischenmoderation: Kein lästiges Abheften, aber vor allem kein unnötiges Suchen mehr. Klaus Gettwart ist Profi in Sachen Dokumenten-Mangement-Systeme und erklärt auf der DMS in Köln den Besuchern, wie es gehen kann. Nachdem die Dokumente gescannt worden sind, geht’s erst richtig los...

O-TON Gettwart 2: Daten aus den Dokumenten lesen... klassifizieren... Rechnung, Mahnung... dann den Sachbearbeitern zustellen...

Zwischenmoderation: Und das kann sowohl für größere als auch durchaus schon für kleinere Unternehmen interessant sein. Denn Zeit und Aufwand für die Bearbeitung von Dokumenten im Unternehmen kann deutlich reduziert werden...

O-TON Gettwart 3: Entweder nur Klassifizierung... Indizieren... kann Rechnungsbetrag auslesen... kann theoretisch Rechnung automatisch zur Bezahlung geben...

Zwischenmoderation: Das heißt tatsächlich ganz praktisch, dass die Software Rechnungen zum Beispiel vollautomatisch bearbeitet...

O-TON Gettwart 4: Software prüft Absender, Bestellnummer, Beträge... und wenn alles übereinstimmt... kann ohne Sachbearbeiter automatisch verbucht werden.

Zwischenmoderation: Nur ausreichend Geld sollte natürlich für die Verbuchung auf dem Konto sein, das sollte man dann schon überprüfen. Nun wird sich mancher Kleinunternehmer oder Mittelständler vermutlich fragen, ob das tatsächlich notwendig ist und die Investition in entsprechende Systeme lohnt. Klaus Gettwart ist nach der Messe DMS wieder als geschäftsführender Gesellschafter in seinem Unternehmen MailConsult – auch nicht gerade eine große Firma

O-TON Gettwart 5: Sechs Mitarbeiter und wir machen fast alles digital... ich habe zwei Ordner an meinem Arbeitsplatz... Rest ist digital... auch der Zugriff und das Suchen ist ein Thema... finde alles wieder... kleine Unternehmen können sehr wohl profitieren...

Zwischenmoderation: Infos für Unternehmer in Sachen Dokumenten-Management-Systeme gibt es entweder noch bis zum 21.9. auf der DMS in Köln oder aber zum Beispiel beim VOI – dem Verband Organisations- und Informationssysteme in Bonn (www.voi.de).